Slik blir du en god møteleder

 Huskeregler for møter

 "FATMAN"

 Før møte:

• Formål (Hvorfor)
• Agenda (Hva)
• Tidsramme (Når og hvor lenge)

 Under møtet

• Møteledelse (Hvordan)
• Avtaler (Beslutninger, delegering)
• Neste skritt/ møte (F.A.T. En gang til)

• Hovedansvarlig
• Underrettes (trenger ikke være tilstede)
• Konsulteres (rådspørres)
• Informeres

 Før møte

• Hvorfor skal vi holde det?
• Hva skal vi gjøre i det?
• Hvor skal det holdes?
• Når skal det holdes?
• Hvem skal delta?
• Hvor lenge skal det vare?

 Møte kan være unødvendig når:

• Du har ikke noe viktig på agendaen eller klart for deg hva som er hensikten med møtet.
• Møtet er ikke relevant for alle. Det er mer effektiv å ta opp saken med en person av gangen, eller mer uformelt i mindre grupper. Beslutninger kan tas via telefon eller e-post i stedet.

Planlegging av møte

 1.     Agenda: Hvorfor trengs det et møte? Sett opp agenda (saksliste) med problemstillinger. Vurder nøye hva som er nyttig for alle å diskutere og få innsikt i, og hva som kan tas utenfor møtet med den det gjelder. Vær streng på hvor mye tid som skal brukes på hver sak og på hele møtet. Det kan være smart å ta de vanskeligste sakene først og avslutte med noe mer lystbetont.

 2.      Målsetting: Hva er målet for møtet? Hva skal besluttes? Hva avgjør om møtet vellykket?

 3.     Deltakere: Inviter de som er relevant for å nå møtets mål. Hva slags kompetanse trengs? Ha med folk med ulike roller. Noen er gjerne kreative og positive, og andre er mer kritiske og strategiske. Send alle saksliste, eventuelle sakspapirer og gi beskjed hvis noen trenger å forberede seg. 

 4.      Utstyr: Hva trengs av utstyr? Vurder behovet for tavle, flipover, prosjektor, netttilgang, penner, notatblokker osv. Ved bruk av teknisk utstyr må du sjekke i god tid i at dette fungerer.Trenger du ekstra høytalere, fjernkontroll til powerpoint presentasjon, mikrofon eller innstallere ekstra programmer? Ha ekstra batterier klart til utstyr som trådløs mikrofon.

5.     Møtested: Hva slags sted bør møtet holdes? Rom og lokaler kan ha overraskende mye å si for om møtet blir vellykket. Er møtet uformelt eller formelt? Hvor mange skal delta? Langt eller rundt bord? Når du går, frigjøres tankene. Et møte mellom 2 eller 3 kan også holdes som en rusletur i parken. Et kreativt møte trenger andre rom enn et beslutningsmøte.

 6.      Servering: Forventes det mat og drikke? Informer om hva som gjelder her på forhånd.

 7.      Overraskelse: Er det noe du kan gjøre for å overraske møtedeltakerne? Det kan være alt fra sjokolade eller gode boller, en relevant og morsom historie, å velge et annerledes møtested, vise en filmsnutt, gjennomfære en smart lek, løse en oppgave sammen eller ha invitert en gjest utenfra. Bruk fantasien.

Gjennomføring av møtet

 1.     Vær presis: Som møteleder bør du begynne til avtalt tid. Ikke la det bli en vane å vente på de som er 10 minutter for sene. Det skal lønne seg å være presis. Noen møteledere velger å sette seg i respekt ved å være streng på dette.

 2.      Smart plassering: Tenk på hvor du sitter. Hvis møteleder sitter i enden av et langbord med mange deltakere åpner det ikke like godt for dialog. Kanskje du heller bør sitte i midten? Kanskje den som snakker bør stå og bevege seg?

 3.     Icebreaker: Hvis deltakere ikke kjenner hverandre kan det være behov for at alle presenterer seg eller blir presentert av deg. Her er det også mulig med såkallte icebreakere. Dette er smarte "leker" som gjør at en blir bedre kjent raskt.

 4.      Avgrens diskusjonene. Definer rammen for hva som skal diskuteres. Be om korte innlegg. Ofte går praten av sted om ting som ikke er relevant. Noen markerer seg ved å legge ut om det ene og det andre. Pass på å få samtalen på rett spor igjen, og si fra hvis diskusjoner kan tas etter møtet mellom færre.

5.     Fatt beslutninger og fordel ansvar: Sett av begrenset tid til hver sak, og kom frem til beslutninger innen tiden er omme. Vurdere å fordele ansvar der og da for å følge opp beslutninger.

 6.      Involver alle møtedeltakerne. Ikke la de samme ta ordet hele tiden. Tenk på hva de ulike personene er gode til, og få frem deres tanker på riktige tidspunkt. Et godt møte har både kreative, kritiske, positive og strategiske deltakere med. De viktigste innspillene kan være fra de som lytter og bruker lengre tid på å danne seg en mening.

 7.     Skriv referat: Pass på at det blir notert hva som besluttes i møtet, og hvem som skal gjøre hva i ettertid. Det er gjerne andre enn møteleder som har ansvar for dette. 

8.     Avslutning: Tenk ut noe som gjør at alle går fra møtet med ny energi og tiltakslyst. Det kan være noe du sier eller noe av det som står under overraskelse på planleggingsdelen.